องค์ประกอบของการจัดสัมนา

การจัดการสัมมนา Seminar

“องค์ประกอบของการจัดสัมมนา”

คุณลักษณะต่าง ๆ ของการสัมมนาที่ดี

1. สมาชิกทุกคนทราบวัตถุุประสงค์ของการประชุมหรือจัดสัมมนา

2. จัดให้มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหาและเรียนรู้ร่วมกัน

3. มีการแลกเปลี่ยนความคิดและข้อเท็จจริงระหว่างสมาชิก

ในทางสร้างสรรค์

4. สมาชิกมีเจตคติที่ดีต่อปัญหา ข้อเท็จจริง หมู่สมาชิกและตนเอง

5. สมาชิกต้องใช้ความคิดในการแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

6. สมาชิกที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนาทราบและปฏิบัติตามระเบียบ

กระบวนการของการจัดสัมมนาอย่างดียิ่ง

7. สมาชิกทุกคนมีส่วนเข้าร่วมการแสดงความคิดเห็น เสนอแนะ

และได้รับผลกระทบโดยตรงจากการสัมมนา

องค์ประกอบของการสัมมนา

• เนื้อหา

• บุคลากร

• สถานที่และอุปกรณ์

• เวลา

เนื้อหา

1. หัวข้อการสัมมนา

 2. วัตถุประสงค์

3. หัวข้อย่อย

4. กาหนดการสัมมนา

5. ผลการสัมมนา

บุคลากร

1.ผู้จัดการสัมมนา

2.วิทยากร

3.ผู้เข้าร่วมการสัมมนา

ผู้จัดการสัมมนา

ได้แก่ บุคคลหรือกลุ่มบุคคลซึ่งทาหน้าที่จัดการสัมมนา ครั้งนั้น ๆ ให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ผู้จัดการสัมมนา มีหน้าที่

1. ส่งหนังสือเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการสัมมนา

พร้อมกาหนดการต่าง ๆ ควรเชิญล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน

2. ติดต่อเชิญวิทยากร การเชิญควรมีการติดต่อล่วงหน้า

เป็นการส่วนตัวก่อน จึงทาหนังสือเชิญเป็นทางการ

3. จัดกาหนดการสัมมนา ได้แก่ การจัดหัวข้อในการสัมมนา

ซึ่งควรจัดให้เหมาะสมกับเวลาและหัวเรื่อง ตลอดจนเวลา

พักระหว่างสัมมนา

4. จัดเตรียมเอกสารที่ใช้ในการสัมมนา รวมทั้งจัดพิมพ์

คาบรรยาย หรือเอกสารที่วิทยากรนามาเสนอทั้งก่อน

และหลังการสัมมนา

5. จัดเตรียมสถานที่และเครื่องอานวยความสะดวกในการ

สัมมนา รวมทั้งบริการเกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่ม

6. จัดรวบรวมภูมิหลังของผู้ร่วมสัมมนา เพื่อให้วิทยากรได้

รู้จักและดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในการสัมมนาได้ดียิ่งขึ้น

วิทยากร ได้แก่ บุคคลซึ่งมีบทบาทในการสัมมนา ช่วยสร้างเสริมให้การสัมมนาบรรลุเป้าประสงค์

วิทยากร มีหน้าที่

1. เตรียมเอกสารเพื่อประกอบการบรรยายหรือนาเสนอตาม

หัวข้อเรื่องที่ได้รับมอบหมาย และควรมอบเอกสารนั้นให้

ฝ่ายจัดสัมมนาจัดพิมพ์แจกผู้เข้าร่วม

2. กล่าวบรรยายหรือนาเสนอหัวข้อตามที่ได้รับมอบหมาย

แต่ไม่ควรอ่านตามเอกสารที่ได้ ควรอธิบายเฉพาะหัวข้อที่

สาคัญเพิ่มเติม นอกเหนือจากที่ปรากฏในเอกสาร ขมวด

แนวคิดที่น่าสนใจเป็นแนวทางให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาสานต่อ

ความคิด

3. เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ซักถามข้อสงสัยต่าง ๆ

หลังจากกล่าวบรรยายหรืออภิปรายไว้

วิทยากรที่ดี มีลักษณะดังนี้

1. เป็นผู้มีความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ในหัวข้อ

การสัมมนานั้นเป็นอย่างดี

2. เป็นผู้ที่มีความสามารถในการถ่ายทอด การจัดกิจกรรมและ

ใช้เทคโนโลยีประเภทต่าง ๆ ประกอบ

3. เป็นผู้ที่มีมนุษย์สัมพันธ์ดี มีชื่อเสียง และเป็นที่รู้จักอย่าง

กว้างขวางในสังคม

4. เป็นผู้ที่มีความคิดก้าวหน้าทันสมัย ใจกว้าง มีเหตุผล

ควบคุมอารมณ์ได้ดี ยอมรับความคิดเห็น และวิธีการใหม่ ๆ

5. เป็นผู้ที่รอบคอบไม่ประมาท มีการเตรียมการ และค้นคว้า

หาความรู้เพิ่มเติมในหัวข้อที่จะให้การสัมมนาล่วงหน้า

ผู้เข้าร่วมการสัมมนา

ได้แก่ บุคคลที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกัน ประสบปัญหาร่วมกัน หรือต้องการแสวงหาความคิดใหม่ร่วมกัน

และประสงค์ที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ถ่ายทอดความรู้และหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน

ผู้เข้าร่วมการสัมมนา มีหน้าที่

1. แสดงความคิดเห็นหรือซักถามวิทยากรในโอกาสที่เหมาะสม

และควรยกมือก่อนจะพูดหรือถามทุกครั้ง

2. ก่อนพูดทุกครั้งควรบอกชื่อและนามสกุล พร้อมทั้งสถานที่

ทางานเพื่อสะดวกในการประสานงานของผู้จัดและสร้าง

ความคุ้นเคยของผู้เข้าร่วมสัมมนา

3. ควรให้ความร่วมมือกับผู้นาอภิปรายในโอกาสที่มีการแบ่ง

กลุ่มย่อยในการสัมมนา และควรแสดงข้อคิดเห็นต่าง ๆ

ไม่ควรนั่งเฉย ๆ แต่ไม่ควรผูกขาดการพูดเพียงคนเดียว

สถานที่และอุปกรณ์

•ห้องประชุมใหญ่

•ห้องประชุมย่อย

•อุปกรณ์ด้านโสตทัศนูปกรณ์

•เครื่องคอมพิวเตอร์

•เครื่องพิมพ์

•เอกสารประกอบคาบรรยาย

•อุปกรณ์อื่น ๆ

•งบประมาณ

การจัดห้องสัมมนา

1. การจัดสถานที่ เวทีของห้องประชุมควรมีการเขียนหัวข้อ

สัมมนา ตลอดจนวันที่ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทราบ

นอกจากนั้นควรมีโต๊ะหมู่บูชา เพื่อให้สมาชิกเกิดความสานึก

ถึงจุดรวมของประเทศชาติ นั่นคือ

- ธงชาติ เพื่อให้ระลึกถึงความเป็นไทย

- พระพุทธรูป เพื่อระลึกถึงศาสนาประจาชาติ

คือ ศาสนาพุทธ

- พระบรมฉายาลักษณ์พระมหากษัตริย์เพื่อระลึกถึง

องค์พระประมุขของประเทศ

2. ที่ประชุมควรมีอุณหภูมิพอสบาย ไม่ร้อนหรือเย็น

จนเกินไป

3. ที่นั่งฟังต้องสบาย

4. ขนาดของห้องประชุมพอเหมาะกับจานวนผู้ฟัง

5. ห้องประชุมควรมีกระดาน และโสตทัศนูปกรณ์อื่น ๆ

ตามความจาเป็นในการจัดกิจกรรมการสัมมนา

รูปแบบของการจัดโต๊ะสัมมนา

การจัดโต๊ะในห้องประชุมใหญ่

1. แบบที่นั่งในโรงภาพยนตร์ (Theatre Style)

ควรมีเนื้อที่อย่างน้อย 6 ตารางฟุต/ 1 ที่นั่ง

เป็นแบบที่นิยมมากที่สุด การจัดที่นั่งแบบนี้จะจัดแบบ

มีโต๊ะหรือไม่มีก็ได้ตามความเหมาะสม

2. Schoolroom Style

แบบที่นั่งในห้องเรียน เป็นการจัดรูปแบบที่นั่งประชุมซึ่งมีประสิทธิภาพ ถ้าผู้ฟังการประชุมต้องการที่จดบันทึกคาบรรยาย การจัดแบบนี้เหมาะสาหรับกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจานวนมากๆ

การจัดโต๊ะในการประชุมย่อย 1. U - shape Style แบบตัว U

ซึ่งใช้ในการประชุมซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุมไม่มากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการจัดรูปแบบที่มีประสิทธิภาพแก่ผู้เข้าร่วมประชุมอย่างดีเป็นพิเศษ

2. Roundtable Style แบบโต๊ะกลม

เป็นรูปแบบของการจัดที่นั่งประชุมสาหรับแผนดาเนินการประชุมที่เริ่มด้วยการรับประทานได้ด้วยระหว่างมีการประชุม

หรือเป็นการประชุมที่มีการแบ่งผู้ประชุมออกเป็นกลุ่มคณะทางาน